Time management met Outlook (1-daagse)

Doelpubliek

Binnen de brede waaier aan communicatie-applicaties blijft Outlook in onze ogen een vaste waarde omdat het zoveel mogelijkheden biedt om de uitgewisselde berichten te organiseren en te structureren. Deze workshop is bedoeld voor medewerkers die meer uit hun e-mailprogramma willen halen dan het louter verzenden en opslaan van e-mails en verder willen gaan dan de meest bekende of meest elementaire mogelijkheden.

- Voor hen die overzicht willen behouden, acties willen inplannen en gemaakte afspraken willen kunnen opvolgen
- Voor hen die eindelijk eens willen weten hoe je categorieën best kan organiseren, waarom bij sommige collega's e-mails in verschillende kleuren staan en hoe je meer uit je agenda kunt halen dan enkel vergaderverzoeken te accepteren.

Doelstelling:

Deze workshop behandelt precies die methodes en technieken die ons helpen om de overdaad aan berichten te beheersen en onze tijd en aandacht gerichter te benutten.

Duur

Deze workshop duurt een dag van 6 lesuren.

Inleiding : time management = aandachtsmanagement

Het hedendaagse werkveld wordt gekenmerkt door een overvloed aan informatie: teveel, te snel en vaak zelfs verspreid over verschillende platformen waardoor het overzicht verloren dreigt te gaan. Inzichten inzake efficiënte werkorganisatie en de werking van het menselijke brein vormen de leidraad in onze zoektocht naar een productiever gebruik van dit communicatiemedium.

Contacten

- Contacten migreren van en naar andere applicaties

- Je contactenlijst organiseren

- Je contacten delen met collega's

- Distributielijsten beheren

E-mailbeheer

- De kracht van de zoekfunctie ten volle benutten

- E-mails efficiënter organiseren met behulp van categorieën, klasseerregels & snelle stappen

- E-mails opvolgen

- Groepsgesprekken beheren

- Je berichtenverkeer tijdens je afwezigheid organiseren

- E-mailberichten standaardiseren (sjablonen en herbruikbare paragrafen)

- Je inbox delen met collega's

Agendabeheer

- E-mail & agendabeheer integreren

- Het 'visueel correcte' agendaoverzicht

- De ideale dag- en weekindeling

- Agenda's delen

- Groepsagenda's beheren

Takenlijst

- Taken delegeren en opvolgen

- Projecten opvolgen via Outlook

- Je takenlijst organiseren (verschillende modellen)

- Overzichtelijk groeperen dankzij (kleur)categorieën

- Agile & Scrum toegepast in Outlook