Time management in de 21ste eeuw (2-daagse)

Doelpubliek

Deze workshop is bedoeld voor mensen die op zoek zijn naar een efficiëntere manier om hun eigen werk te organiseren of hun teamleden daarin te begeleiden. 

Doelstelling:

  • Prioriteiten stellen en handhaven
  • Deadlines pro-actief gebruiken in plaats van ze te ondergaan
  • Doelen S.M.A.R.T.E.R. formuleren
  • Tijdrovers (h)erkennen en verbeterpunten bewuster aanpakken
  • Beter omgaan met werkdruk door rust te creëren in je hoofd
  • Minder vergeten door effectievere ToDo-lijsten (o.a. scrum board)
  • Je werk plannen ondanks de dagelijkse ‘onvoorziene’ omstandigheden
  • Beter omgaan met verantwoordelijkheid door middel van een betere follow-up
  • Assertiever communiceren en constructief ‘neen’ zeggen
  • Bewuster om te gaan met moderne informatie en communicatietechnologie

Duur

Deze workshop duurt twee dagen van 6 lesuren, gespreid over 2 weken. 

- Dag 1: Time management = efficiënt én effectief

- Dag 2: Time management = aandachtsmanagement

Dag 1 : Time management = efficiënt én effectief

Inleiding : tijd op zich kan je niet managen !

Tijd verstrijkt aan een vast ritme van 60 seconden per minuut, 60 minuten per uur, 24 uur per dag, 7 dagen per week, 52,14 weken per jaar.
Conclusie: Tijd kan je niet beïnvloeden, stockeren of bijmaken. Het enige wat je kan doen is ervoor zorgen dat je de beschikbare tijd optimaal benut. Ben jij daar klaar voor ?

Basisprincipes van persoonlijke productiviteit

- Proactiviteit en de cirkels van invloed

- Doelen en prioriteiten stellen is meer dan het verschil tussen belangrijk en dringend

- Managing deadlines : kleinere stappen, snellere voortgang

- Flow en de kracht van voortgangsrapportage

- Reactief gedrag versus constructief "neen" zeggen

- Samenwerken met anderen : wees assertief, niet agressief (streef naar een win-win-situatie)

- Toepassing: de 'visueel correcte' agenda (demonstratie in Outlook)

Huistaak : Dagplanner

Aan de deelnemers wordt gevraagd voortaan elk werkdag af te sluiten door de volgende werkdag zo concreet mogelijk in te plannen en vervolgens in de loop van de dag zo accuraat mogelijk bij te houden waaraan de werktijd werkelijk is opgegaan. Aan de start van de vervolgopleiding zullen de deelnemers hun ervaringen hieromtrent uitwisselen. De ervaring leert dat het schriftelijk plannen van de komende werkdag leidt tot meer effectief resultaat en dat het registreren van het gepresteerde werk inzicht geeft in realistische verwachtingen en ambities.

Dag 2 : Time management = aandachtsmanagement

Inleiding : Time management in de 21ste eeuw

- de overvloed aan informatie, vaak van matige toegevoegde waarde (bv. nieuwsbrieven, whitepapers, discussie of afschuifgedrag per e-mail)
- de verscheidenheid aan kanalen (telefoon, e-mail, instant messaging, verschillende platformen, …) waardoor we het overzicht dreigen te verliezen en
- het tekort aan tijd om alle informatie ook te 'verwerken' (denk aan de 3 O's : opslaan, opvolgen en onthouden)

Brainware : hoe kan ik mijn hoofd bij mijn werk houden ?

- Stress & Burnout : een kwestie van goede afspraken binnen de organisatie

- Het reflecterende brein kan niet multitasken - waarom is ons werk daar niet op ingericht ?

- Maak je hoofd leeg > schrijf het van je af - maar waar schrijf ik het op en hoe ?

- Omgaan met afleiding en onderbrekingen (pomodoro-techniek, mind dump, 4x4 beslissingsmodel)

- Uitstelgedrag aanpakken - doe het nu !

- Toepassing : een takenlijst dat wél werkt (scrum-bord)