Gestion du temps avec Outlook (1 jour)

Public cible

Au sein d’un large éventail d’outils informatiques de communication, Outlook reste une valeur sûre, car il offre de nombreuses possibilités d'organisation personnelle de la messagerie et des rendez-vous. Cet atelier est destiné aux collaborateurs qui veulent tirer meilleur parti de leur outil de messagerie, pas simplement recevoir et envoyer des courriers, et qui souhaitent aller au-delà des fonctionnalités les plus connues ou utilisées.

Objectifs

Cet atelier couvre précisément les méthodes et techniques permettant de gérer l'abondance des messages, pour un usage plus ciblé de notre temps et de notre attention.

- pour savoir comment organiser au mieux les catégories et les règles de rangement, utiliser le calendrier pour la planification des activités plutôt que de simplement accepter des invitations aux réunions, personnaliser l’affichage des éléments et classer les informations par couleur en fonction de l'expéditeur, l’urgence ou l'importance.
- pour garder une vue d’ensemble, planifier et suivre les activités, et respecter les engagements

Durée

Cet atelier ne dure qu'une journée à raison de 6 heures de formation par jour.

Introduction : Gestion du temps = gestion de l'attention

Le domaine professionnel actuel se caractérise par une profusion d'informations : trop, trop vite et souvent avec une répartition sur plusieurs plateformes, au détriment de la vue d’ensemble. La compréhension récente du flux de travail et du fonctionnement du cerveau humain constitue la ligne directrice de notre recherche d'une utilisation plus productive des outils d'information et de communication.

Contacts

- Migrer la liste des contacts d'une application vers une autre

- Organiser la liste des contacts

- Partager les contacts

- Gérer les listes de distribution

Gestion des courriers électroniques

- Exploiter toute la puissance de la fonction de recherche

- Organiser les courriers à l'aide de catégories, règles de rangement et actions rapides

- Assurer le suivi des messages

- Gérer les discussions de groupe

- Utiliser les fonctions avancées de réponse automatique

- Standardiser les e-mails (modèles et paragraphes réutilisables)

- Partager la boîte de réception avec des collègues

Gestion du calendrier

- Intégration de la messagerie et l’agenda

- L'aperçu 'visuellement correct' du calendrier

- L'organisation idéale de la journée/semaine

- Partage des calendriers

- Gestion des calendriers de groupes

Liste de tâches

- Délégation et suivi des tâches

- Suivi des projets avec Outlook

- Différentes vues pour organiser les tâches

- Organisation claire par couleur

- Intégration d’Agile et Scrum en Outlook